|
在电脑的内部,在电脑的桌面上,在“资源管理器”中,充斥着无序与混乱,这种虚拟的混乱极大地影响了电脑的性能和我们办公的效率,当大家面临这个问题时,通常认为硬盘空间又不够了,电脑性能又不跟不上了,需要再换一台新的电脑了。事实上,我们真正需要的是坐下来,好好花时间将电脑里的文件真正管理起来,会为自己日后省下更多的时间。
: D- m1 S8 M& G% a3 f8 j( Y5 X# g. `7 T m+ b+ a' @
文件管理的真谛在于方便保存和迅速提取,所有的文件将通过文件夹分类被很好地组织起来,放在你最能方便找到的地方。解决这个问题目前最理想的方法就是分类管理,从硬盘分区开始到每一个文件夹的建立,我们都要按照自己的工作和生活需要,分为大大小小、多个层级的文件夹,建立合理的文件保存架构。此外所有的文件、文件夹,都要规范化地命名,并放入最合适的文件夹中。这样,当我们需要什么文件时,就知道到哪里去寻找。: T% p" g0 T; V% L
k& ^" j# q# A* u3 ?
这种方法,对于相当数量的人来说,并不是一件轻松的事,因为他们习惯了随手存放文件和辛苦、茫无头绪地查找文件。
- x# s B0 R4 c% y) E( ]
1 B4 t+ q% ]) T+ K0 | G 下面,我们将帮你制订一套分类管理的原则,并敦促您养成好的文件管理习惯。以下是我们总结出的一些基本技巧,这些技巧并不是教条,可能并不适合你,但无论如何你必须要有自己的规则,并坚持下来,形成习惯。
8 J5 P7 u( j. S) I- ~
1 A3 M& D& D! a5 f 一、发挥我的文档的作用, z3 |. u! o T
3 J: e6 A. i( i% i J+ u8 i 有很多理由让我们好好地利用“我的文档”,它能方便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到,有利于我们方便而快捷地打开、保存文件。我们可以利用“我的文档”中已有的目录,也可以创建自己的目录,将经常需要访问的文件存储在这里。至于“我的文档”存储在C盘,在重装系统时可能会误删除的问题,可以在非系统盘建立一个目录,然后右击桌面上的“我的文档”,选择“属性”。在弹出的“我的文档属性”窗口中,单击目标文件夹下的“移动”按钮,然后在新的窗口中指定我们刚创建的文件夹。重装系统后再次执行以上操作,再重新指向此文件夹即可,即安全又便捷。
# V( x! ~: L5 y+ r T* w- w" \. V6 \4 f* [+ G) p; K6 a
小提示:如果你使用Windows2000/XP,则移动“我的文档”文件夹时,其下的所有文件会自动移过去,但如果你使用Windows9x,则需要手工将C:MyDocuments下的所有文件手工移到新指定的文件夹中,否则可能会丢失数据。
2 y A' {# v% _8 |$ V
; y% B1 ^+ e- b! P( ]+ j* d4 N7 N& n 二、建立最适合自己的文件夹结构. x+ F* u8 G' c
# u7 o" {$ _9 c$ s% V Z2 | 文件夹是文件管理系统的骨架,对文件管理来说至关重要。建立适合自己的文件夹结构,需要首先对自己接触到的各种信息、工作和生活内容进行归纳分析。每个人的工作和生活有所不同,接受的信息也会有很大差异,因此分析自己的信息类别是建立结构的前提。比如,有相当多的IT自由撰稿人和编辑就是以软件、硬件的类别建立文件夹;而很多老师,就是以自己的工作内容比如教学工作、班主任工作建立文件夹。) g: j# \; ~' D! Q7 j: c$ A
8 `7 d6 }4 t: [. z0 N9 O3 {
同类的文件名字可用相同字母前缀的文件来命名,同类的文件最好存储在同一目录,如图片目录用image,多媒体目录用media,文档用doc等等,简洁易懂,一目了然,而且方便用一个软件打开。这样,当我们想要找到一个文件时,能立刻想到它可能保存的地方。# U& _* w% t. n; w7 z$ F
& a7 N- r, U+ k+ u" n" h% d 三、控制文件夹与文件的数目6 a* V8 l5 |- r9 f% z
) S# e- D* l3 t8 A2 e! p( `# p
文件夹里的数目不应当过多,一个文件夹里面有50个以内的文件数是比较容易浏览和检索的。如果超过100个文件,浏览和打开的速度就会变慢且不方便查看了。% J- }. ~1 g: _* F
5 A/ t& _) y" F) z* @0 X
这种情况下,就得考虑存档、删除一些文件,或将此文件夹分为几个文件或建立一些子文件夹。另一方面,如果有文件夹的文件数目长期只有少得可怜的几个文件,也建议将此文件夹合并到其他文件夹中。; V: J* s% U) N+ k2 d* R. Z) P1 q
' J* z7 b, `2 r1 s+ V" _ 四、注意结构的级数% D: T# B7 L3 j( ^2 n
* U' n$ W) c/ ] 分类的细化必然带来结构级别的增多,级数越多,检索和浏览的效率就会越低,建议整个结构最好控制在二、三级。另外,级别最好与自己经常处理的信息相结合。0 f& a; r, c% T$ R
) e) H: a- x. _) m8 e9 V 越常用的类别,级别就越高,比如负责多媒体栏目的编辑,那多媒体这个文件夹就应当是一级文件夹,老师本学期所教授的课程、所管理班级的资料文件夹,也应当是一级文件夹。8 {) m1 i& I# `1 b1 @ C
7 g F6 v8 h+ }! \
文件夹的数目,文件夹里文件的数目以及文件夹的层级,往往不能两全,我们只能找一个最佳的结合点。( Y! H1 a/ P |9 s* ]
- [9 W( k; s. v; }/ o: y 五、文件和文件夹的命名3 |! H- A* K- t
, {2 k. [9 ^: W* k2 B 为文件和文件夹取一个好名字至关重要,但什么是好名字,却没有固定的含义,以最短的词句描述此文件夹类别和作用,能让你自己不需要打开就能记起文件的大概内容,能就是好的名称。要为电脑中所有的文件和文件夹使用统一的命名规则,这些规则需要我们自己来制订。最开始使用这些规则时,肯定不会像往常一样随便输入几个字那样轻松,但一旦你体会到了规则命名方便查看和检索的好处时,相信你会坚持不懈地执行下去。
& ?* u& K. z9 r2 P' k5 O2 w4 D1 y9 |3 s( f
另外,从排序的角度上来说,我们常用的文件夹或文件在起名时,可以加一些特殊的标示符,让他们排在前面。比如当某一个文件夹或文件相比于同一级别的来说,要访问次数多得多时,笔者就会在此名字前加上一个“1”或“★”,这可以使这些文件和文件夹排列在同目录下所有文件的最前面,而相对次要但也经常访问的,就可以加上“2”或“★★”,以此类推。) e* k- h" @& U. ~
7 M1 K% g7 Q( e a% @0 q 此外,文件名要力求简短,虽然Windows已经支持长文件名了,但长文件名也会给我们的识别、浏览带来混乱。7 x9 b7 M7 ~3 h/ U
7 i; o$ m& @( T& q; f 六、注意分开要处理的与已经完成的* H& b& G/ u3 B+ j" S+ I
7 w* q& }$ u0 S' u: \
如果一年前的文件还和你现在正要处理的文件摆在一起,如果几个月前的邮件还和新邮件放在一块,那你将会很难一眼找到你想要的东西。及时地处理过期的文件,备份该备份的,删除不需要的,是一个良好的习惯。以老师为例,上学期教授课程的教案与资料,本学期使用的频率会非常小,所以应当专门将到存放后另一个级别较低的文件夹中,甚至于刻录到光盘中。而并本学期的一些文档,因为要经常访问,最好放置在“我的文档”中以方便时时访问。对于老师来说,一个学期就是一个周期,过一个周期,就相应地处理本周期的文件夹。对于其他行业的人来说,也有不同的周期,我们要根据自己的实际工作和生活需要对文件夹、文件进行归档。
- p. _7 N+ y3 L/ ]
, {. U, r& G8 d$ U' v! b; I 小提示:为了数据安全,及时备份是必需要的,有关备份请参见本期《把复杂的备份变简单》,及时备份文件并删除不需要再使用的文件。
0 v0 ]. R% Z: }3 l& g3 l
% ]- Q3 O, y2 T ]0 \& P 七、发挥快捷方式的便利
7 t$ _6 M! R; O% \( c. C- ?& |5 P$ K4 @8 s
如果我们经常要快速访问文件或文件夹,那可以右击选择“创建快捷方式”,再将生成的快捷方式放置到你经常停留的地方。
. U" c+ L- U# M/ b, f
: V1 J" |) m9 h6 |# w" M% x6 r, C4 a2 z 当然,当文件和文件夹不再需要经常访问时,你需要及时将快捷方式删除,以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力。1 h3 Z# e7 U; B7 r
+ I& c2 f- F; Z
八、现在开始与长期坚持, R2 h3 N' O' ~1 \9 Y1 v- ]2 C
$ ?, m2 V; m/ f7 A% q' p8 D
建立完善的结构、规范化地命名、周期性地归档,这就是我们要做的。这并不复杂的操作却能大大提高我们的工作效率,节省我们已经很有限的时间。
/ q0 _9 h" ?. J6 s7 E, K
' ]9 q4 h! `* G, W3 x- g* Q 如果你现在就开始,那请首先拿出一张纸,明了你的信息类别,明确准备创建的文件夹个数与位置,还有为重要的文件夹制订文件命名规则及归档规则。然后按此规则将电脑中已经存在的大量信息进行移动、更名、删除等操作,而且要在以后操作中克服自己的陋习。2 K$ u' v4 g8 r8 i) Q
) t: M% O; b1 P! w 也许开头会很难,也许规则会很繁琐,但相信过不了多久,你就已经习惯于看到井井有条的文件与文件夹,并享受高效管理带来的快乐了。 |
|